山东服装职业学院学生档案管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 为适应学生档案管理工作的需要，实现学生档案动态化、标准化、规范化、科学化管理，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》及相关法规，结合我院具体情况，制定本办法。
第二条 学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录，学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借、阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为学生工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。
第三条 招生与就业指导办公室负责管理所有在校的学生档案，各系（部）及有关部门协助做好档案材料的收集工作。
第二章 收集的范围
第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到学生档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容（高中阶段档案除外）：
（一）学生学籍变动材料：包括学生休学、停学、退学、复学等有关的文件；
（二）学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级以上（含国家奖学金、省级优秀学生干部、省级优秀毕业生等奖励登记表）；处分为警告以上（含警告等处分文件）；
（三）学生在校期间所获得的国家助学贷款有关材料（包括贷款的有关申请表和审批表、偿还贷款利息的信用情况等）；
（四）学生在校期间党团籍材料：包括入团志愿书、入党积极分子材料、思想汇报、函调材料、入党申请书、入党志愿书和转正申请等；
（五）毕业生档案材料：包括高校毕业生登记表、毕业生体检表、毕业生历年学业成绩表、毕业生报到证等；
（六）其他与学生本人相关的材料。
第三章 归档要求
第五条 档案必须是办理完毕的正式材料。
第六条 档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办系（部））年级、专业及时间。
第七条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签
字。
第八条 各类材料必须使用碳素墨水或蓝黑墨水书写, 除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代
替原件存档。
第九条 档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案材料目录一栏内，并且保持内外名
称一致，具体材料以时间先后为序。
第十条 各系（部）应在学生学籍变更后的两周内，将学生学籍变更通知书送交招生与就业指导办公室学籍管理科；招生与就业指导办公室学籍管理科在接到学籍变更通知书后，及时完成学生档案的移动工作，并在学生分班名册中做好变更记录。
第四章 档案的借阅
第十一条 各系（部）主任、书记、专职学生管理人员可借阅本系（部）的学生档案，并按查、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。
第十二条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。
第十三条 档案一般不外借。如确需借出使用，要办理有关借阅手续，需经主管部门负责人批准后方可办理借阅手续。
第五章 档案的整理与传递
第十四条 学生档案归档的顺序和时间
（一）新生入学后，招生与就业指导办公室学籍管理科负责整理新生高考档案，档案若未到，由各系（部）负责向学生索取，学生可到原所在学校提取档案。（对特殊原因未提取档案的学生由各系（部）负责让学生出具说明材料，并由所在系（部）负责人、班主任签署意见，以做备案存档。）
（二）档案管理人员接收新生档案后，根据班级、学号等对新生档案进行审核、整理、编号，打印名册（即以系、班为单位、按学生编制出“ＸＸ级学生档案材料名册”和档案材料号码），按编号顺序排放。
（三）学生在校期间各种奖惩材料及学籍变动材料，于文件下发之日起一个月内归档。
（四）高校毕业生登记表、优秀毕业生登记表、毕业生体检表等毕业生档案材料于6月下旬前归档。学生入团材料，于学工处团委批准之日起一个月内归档；
（五）其他各类材料要及时收集，及时归档。
（六）招生与就业指导办公室学籍管理科于每年应届毕业生毕业前5-6月集中收集整理学生材料包括：
（1）《优秀毕业生登记表》由学工处负责提供；
（2）《高校毕业生登记表》《党（员）组织材料》由各系（部）负责提供；
（3）《毕业生体检表》由医务室负责提供；
（4）《学生学业成绩登记表》、教育实习成绩评定表（或专业实习鉴定表）由教务处负责提供。
上述材料由各系（部）负责收集后到招生与就业指导办公室学籍管理科按档案目录装订成册，装袋密封。
第十五条 学生转学凭省教厅转学批复和校内的离校手续单办理档案传递手续。
第十六条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。
第十七条 转出的学生档案，要认真填写《档案传递通知单》，对转入的学生档案，经校对无误后，要及时将回执签名盖章后退回。
第十八条 转递的要求
（一）招生与就业指导办公室学籍管理科协同各系（部）相关负责人员根据派遣名册，做好填写《传递学生档案材料传递通知单》，毕业生档案的封袋加章进行档案传递。（特殊情况，另行处理）。
（二）保留学籍的学生、出国的学生，改派的学生，其档案可暂存学校。
（三）退学的学生，从办理学籍变动手续后，其档案由学校盖章密封后，由学生本人签字取走。
（四）当年未报到的新生档案转回生源地招生办公室。
（五）应届毕业生考取本科生，录取单位提前调档时，必须持单位调档函，由各系（部）及招生与就业办公室负责人审查批准后方可调档。
（六）用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信及本人身份证（或工作证），方可提取档案。
第十九条 各系（部）辅导员及其他部门工作人员要密切配合招生与就业指导办公室学籍管理科档案管理人员对学生档案材料及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。
第六章 纪律要求
第二十条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
第二十一条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。
第二十二条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案。
第二十三条 遗留档案
（一）学生毕业后，因特殊原因档案暂留档案室的，一年以内档案室免费保管。超过一年每年按当地
市人才交流中心档案保管收费标准收取保管费。
（二）遗留档案转递凭档案接收单位的证明转递。
（三）档案通过机要、挂号、EMS特快邮寄等渠道转递档案，均可进行查询，但期限不能超过一个月。毕业生报到后，要在一个月内到单位人事部门或档案管理部门查询本人档案。如有问题请于9月底前向招生与就业指导办公室查询，因受机要转递和挂号、邮寄、EMS特快时间限制，过期不再受理。
第七章 附 则
第二十四条 本办法解释权归招生与就业指导办公室学籍管理科。
第二十五条 本办法自发布之日起执行。
2005年4月2日
